“Antigamente dizia-se que o conhecimento dobrava a cada dezoito meses. Hoje parece que ele dobra a cada nove. O segredo não é não mais ser um intelectual que sabe um pouquinho de tudo. Mas ser um ignorante que sabe tudo sobre um pouquinho”. A constatação de Stephen Kanitz — Mestre em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard e reconhecido conferencista brasileiro — serviu para a consultora e especialista em gestão documental e ECM (Enterprise Content Management), Sônia Stropa, resumir o tamanho do desafio que os profissionais que gerenciam informações nas organizações têm pela frente nesse cenário de frenética evolução tecnológica. Stropa foi a palestrante, na quarta-feira (26/9) à tarde, do V Fórum Nacional de Bibliotecários e Arquivistas dos Tribunais de Contas, que se estende até esta sexta-feira (28/9), na sede do Tribunal de Contas de Santa Catarina, em Florianópolis.

Responsável pela implantação de projetos voltados à gestão da informação em grandes empresas e instituições brasileiras, Stropa falou sobre os impactos das redes sociais da Internet na disseminação de informações e defendeu a adoção do ECM — conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos usados para captar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir informações de conteúdo estratégico, operacional e administrativo das organizações — como solução para o enfretamento daquilo que definiu como processo de “aceleração da história”.

Arquivos à mercê dos gestores, falta de visualização global e excesso de zelo — centralização — com a guarda das informações foram alguns dos problemas constatados, pela especialista, na área pública. “As histórias são muito parecidas, o gestor só dá valor à informação quando precisa dela”, disse Sônia. Para ela, essas situações demonstram as dificuldades que os profissionais ainda enfrentam para obter o reconhecimento do custo-benefício dos investimentos na implantação de metodologias para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir informações estruturadas — sistemas de informação — ou não-estruturadas — e-mails, arquivos digitais, vídeos, sons, documentos em papel ou digitalizados, páginas da web — no âmbito de suas instituições.

Ao apontar o ECM como melhor solução na implantação de projetos de gestão de informações e documentos, a especialista salientou a melhora da eficiência, a redução de custos, o melhor atendimento ao cliente e a redução dos riscos como vantagens da metodologia (Saiba mais). Mas fez um alerta sobre a importância do planejamento, da integração dos sistemas de informação já existentes na organização e da escolha adequada dos recursos tecnológicos. Stropa lembrou que há grande oferta de softwares no mercado e que a opção por um ou por outro produto deve atender aos objetivos traçados e ao perfil da organização e dos usuários. “Temos que considerar hardware [equipamentos], sofware [programas] e peopleware [pessoas], e esse último é o mais complicado”, disse a especialista ao valorizar o papel dos profissionais da informação como mediadores desse processo.

Quanto aos procedimentos de digitalização de documentos públicos e privados, a palestrante lembrou que a Lei 12.682/2012 — sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos — estabelece que o processo deva ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP – Brasil).

“A Lei da Transparência [Lei 12.527/2011] garante o acesso, mas existem documentos cujos originais precisam ser preservados”, disse a consultora ao destacar as vantagens da digitalização tanto para ampliar o acesso a informações de interesse público como para garantir a integridade de documentos que devam ser preservados.

Mídias sociais 

“É uma questão de sobrevivência. Ou acompanhamos a onda ou ela vai nos engolir”, alertou a consultora, após abordar as inovações determinadas pela Internet e pelos seus sistemas de engajamento — as redes sociais. Segundo destacou a palestrante, as redes sociais mudaram a forma e o acesso à informação. A nova realidade, beneficiada pelo barateamento dos recursos tecnológicos impactou no aumento da complexidade e do volume de dados e informações que devem ser geridos pelas organizações, colocando-as diante do desafio de encontrar a melhor estratégia para absorver tanto conhecimento.

Sônia reconhece que as mídias sociais oferecem riscos e oportunidades e acredita que o estabelecimento de regras — política global aplicável a todos os colaboradores dentro ou fora do horário de trabalho —, para a utilização dessas redes, e a existência de equipes estruturadas, para monitorá-las e responder com rapidez às suas demandas, são as melhores formas de as instituições encararem o novo cenário.

Saiba mais:

A sigla ECM (Enterprise Content Management) foi criada, em 2000, pela AIIM (Association for Information and Image Management), organização sediada nos Estados Unidos.
Fonte: http://www.ged.net.br/ecm.html