O presidente Otávio Gilson dos Santos assinou, na última quinta-feira (17/08), a portaria que constitui a Comissão de Avaliação e Controle Documental - CACD, em caráter permanente, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado, conforme previsto na Resolução N. TC-15/2004. Os servidores Valéria Gouvêa Ghanem, presidente, Estelamaris De Carli Cargaro, Mariza Aparecida Silva dos Santos, Jenivaldo Jaime Rosa, Ivo Possamai e Humberto Antônio Souza Alberton, designados pela portaria nº TC.436/2006, têm a tarefa de acompanhar e propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental - TTD.      A idéia é prosseguir com as iniciativas previstas para a implantação progressiva da gestão documental no TCE, com a definição de prazos para transferência, recolhimento e reprodução de documentos. Vale lembrar que a Resolução N. TC-15/2004, que instituiu a Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, está disponível na Intranet, no menu "Institucional" e no site do TCE, no menu "Legislação e Normas", "Resoluções".      No último dia 17, na sala de treinamento do Instituto de Contas, a presidente da Comissão, Valéria Gouvêa Ghanem, apresentou um diagnóstico da situação atual dos arquivos do Tribunal de Contas do Estado. Esta avaliação teve por base o levantamento feito - de junho/03 a abril/04 - em todas as diretorias do Tribunal pela comissão responsável por elaborar a proposta de implantação da TTD no Órgão.                  Participaram da reunião, além dos conselheiros José Carlos Pacheco, vice-presidente, Wilson Rogério Wan-Dall, corregedor geral e Luiz Roberto Herbst, os diretores Wilson Dotta - DGPA, Cláudio Cherem de Abreu - DGCE, Carlos Tramontin - ICON, Pedro Jorge Rocha de Oliveira - DCO, Edson Stivien - DCE e os membros da 1ª comissão - a responsável pela elaboração da proposta de implantação da TTD do Tribunal, e os seis servidores que compõem a recém criada Comissão de Avaliação e Controle Documental.                  Entre as principais metas de trabalho da CACD, a presidente, Valéria Gouvêa Ghanem, chefe da Biblioteca Conselheiro Nereu Corrêa, destaca os cursos de Técnicas de Arquivos, que serão ministrados pelos componentes da CACD, sob a coordenação do ICON. O objetivo é capacitar os servidores quanto aos métodos de arquivamento existentes e preparar os responsáveis pela gestão da TTD em cada um dos setores do TCE, para a elaboração da lista dos documentos a serem descartados. A Comissão também irá desenvolver um projeto piloto de digitalização de documentos que tramitam no Tribunal de Contas.                  Os estudos para a definição de uma política de gestão documental, com suporte a implantação da TTD, no Tribunal de Contas iniciaram em 2003, a partir da adoção do método funcional que classificará os documentos com base em nove funções principais do Órgão. (Veja quadro)      A primeira fase do trabalho foi concluída com a aprovação da Resolução N. TC-15/2004 (PNO 04506250790), em 15/12/04. O relator do processo foi o conselheiro José Carlos Pacheco.      Mesmo depois de implantada a Tabela de Temporalidade Documental, os trabalhos da nova Comissão não cessarão. A cada dois anos, será necessário atualizar a TTD para registrar as possíveis supressões ou criações de novos documentos, assim como, alterações na estrutura administrativa e o enquadramento de novas funções no Tribunal. "A Tabela vai espelhar a realidade documental, propondo uma orientação segura sobre os prazos de guarda e destino dos documentos", explicou Valéria Ghanem.             Principais benefícios da TTD: ü      Distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente; ü      Eliminação imediata dos documentos cuja guarda não se justifique evitando acúmulo de papéis desnecessários; ü      Liberação de espaços entulhados com documentos armazenados de forma inadequada; ü      Designação de pessoa responsável e competente para supervisionar as atividades de transferência e eliminação de documentos; ü      Possibilidade de implantação de um programa de gestão documental, evitando a criação e reprodução desordenadas de documentos; ü      Garantia de condições de conservação dos documentos de valor permanente; ü      Arquivamento responsável, garantindo a rápida recuperação da informação.   Fonte: Comissão permanente para elaboração da Tabela de Temporalidade.   As 9 funções principais que orientarão a TTD do TCE de Santa Catarina: ü      Gestão Administrativa; ü      Comunicação Institucional; ü      Gestão de Recursos Humanos; ü      Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais; ü      Gestão Orçamentária e Financeira; ü      Gestão da Documentação e da Informação; ü      Gestão das Atividades do Plenário; ü      Gestão do Controle Externo; ü      Gestão do Controle Interno.           Fonte: Comissão permanente para elaboração da Tabela de Temporalidade.