O presidente Otávio Gilson dos Santos assinou, na última quinta-feira (17/08), a portaria que constitui a Comissão de Avaliação e Controle Documental - CACD, em caráter permanente, no âmbito do Tribunal de Contas do Estado, conforme previsto na Resolução N. TC-15/2004. Os servidores Valéria Gouvêa Ghanem, presidente, Estelamaris De Carli Cargaro, Mariza Aparecida Silva dos Santos, Jenivaldo Jaime Rosa, Ivo Possamai e Humberto Antônio Souza Alberton, designados pela portaria nº TC.436/2006, têm a tarefa de acompanhar e propor medidas necessárias à efetiva implementação da Tabela de Temporalidade Documental - TTD. A idéia é prosseguir com as iniciativas previstas para a implantação progressiva da gestão documental no TCE, com a definição de prazos para transferência, recolhimento e reprodução de documentos. Vale lembrar que a Resolução N. TC-15/2004, que instituiu a Tabela de Temporalidade Documental do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina, está disponível na Intranet, no menu "Institucional" e no site do TCE, no menu "Legislação e Normas", "Resoluções". No último dia 17, na sala de treinamento do Instituto de Contas, a presidente da Comissão, Valéria Gouvêa Ghanem, apresentou um diagnóstico da situação atual dos arquivos do Tribunal de Contas do Estado. Esta avaliação teve por base o levantamento feito - de junho/03 a abril/04 - em todas as diretorias do Tribunal pela comissão responsável por elaborar a proposta de implantação da TTD no Órgão. Participaram da reunião, além dos conselheiros José Carlos Pacheco, vice-presidente, Wilson Rogério Wan-Dall, corregedor geral e Luiz Roberto Herbst, os diretores Wilson Dotta - DGPA, Cláudio Cherem de Abreu - DGCE, Carlos Tramontin - ICON, Pedro Jorge Rocha de Oliveira - DCO, Edson Stivien - DCE e os membros da 1ª comissão - a responsável pela elaboração da proposta de implantação da TTD do Tribunal, e os seis servidores que compõem a recém criada Comissão de Avaliação e Controle Documental. Entre as principais metas de trabalho da CACD, a presidente, Valéria Gouvêa Ghanem, chefe da Biblioteca Conselheiro Nereu Corrêa, destaca os cursos de Técnicas de Arquivos, que serão ministrados pelos componentes da CACD, sob a coordenação do ICON. O objetivo é capacitar os servidores quanto aos métodos de arquivamento existentes e preparar os responsáveis pela gestão da TTD em cada um dos setores do TCE, para a elaboração da lista dos documentos a serem descartados. A Comissão também irá desenvolver um projeto piloto de digitalização de documentos que tramitam no Tribunal de Contas. Os estudos para a definição de uma política de gestão documental, com suporte a implantação da TTD, no Tribunal de Contas iniciaram em 2003, a partir da adoção do método funcional que classificará os documentos com base em nove funções principais do Órgão. (Veja quadro) A primeira fase do trabalho foi concluída com a aprovação da Resolução N. TC-15/2004 (PNO 04506250790), em 15/12/04. O relator do processo foi o conselheiro José Carlos Pacheco. Mesmo depois de implantada a Tabela de Temporalidade Documental, os trabalhos da nova Comissão não cessarão. A cada dois anos, será necessário atualizar a TTD para registrar as possíveis supressões ou criações de novos documentos, assim como, alterações na estrutura administrativa e o enquadramento de novas funções no Tribunal. "A Tabela vai espelhar a realidade documental, propondo uma orientação segura sobre os prazos de guarda e destino dos documentos", explicou Valéria Ghanem. Principais benefícios da TTD: ü Distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente; ü Eliminação imediata dos documentos cuja guarda não se justifique evitando acúmulo de papéis desnecessários; ü Liberação de espaços entulhados com documentos armazenados de forma inadequada; ü Designação de pessoa responsável e competente para supervisionar as atividades de transferência e eliminação de documentos; ü Possibilidade de implantação de um programa de gestão documental, evitando a criação e reprodução desordenadas de documentos; ü Garantia de condições de conservação dos documentos de valor permanente; ü Arquivamento responsável, garantindo a rápida recuperação da informação. Fonte: Comissão permanente para elaboração da Tabela de Temporalidade. As 9 funções principais que orientarão a TTD do TCE de Santa Catarina: ü Gestão Administrativa; ü Comunicação Institucional; ü Gestão de Recursos Humanos; ü Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais; ü Gestão Orçamentária e Financeira; ü Gestão da Documentação e da Informação; ü Gestão das Atividades do Plenário; ü Gestão do Controle Externo; ü Gestão do Controle Interno. Fonte: Comissão permanente para elaboração da Tabela de Temporalidade.
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